Email marketing bardzo ułatwia organizację eventu. Za jego pomocą można nie tylko promować wydarzenie, ale również komunikować się z zainteresowanymi osobami czy zwiększyć sprzedaż biletów. Chcesz dowiedzieć się, jak? Ten artykuł w kilku krokach przedstawi Ci, jak wykorzystać email marketing przy organizacji eventu.

Krok 1 – od czego zacząć

Zacząć należy od legalnie zebranej bazy adresów. Tu email i event marketing wzajemnie się uzupełniają. Czy zaczynasz od zera, czy posiadasz już listę, każdy kolejny event to dobra okazja, by zbierać następnych odbiorców, do których wyślesz kampanie w przyszłości. Dlatego w miejscu, w którym można zarejestrować się na wydarzenie lub kupić na nie bilet, umieść również osobne zgody na wysyłanie informacji handlowych lub/i marketingowych. Dzięki temu dane uczestnika będzie można przetwarzać nie tylko w celu potwierdzenia rezerwacji miejsca na event. Warto przy takich zgodach napisać, że będziesz wysyłać informacje o nowościach dotyczących wydarzenia. Maile również warto zbierać w trakcie wydarzenia za pomocą kwestionariuszy lub służącej do tego aplikacji, takiej jak FreshForm. Z każdym kolejnym eventem Twoja baza będzie się rozrastać, a to ułatwi Ci zgromadzenie licznej publiczności.

Krok 2 – promocja i sprzedaż

Kiedy masz zebraną bazę, warto ją pogrupować według zainteresowań. Możesz tak zrobić, gdy np. organizujesz już któryś event z kolei i podzielisz swoją listę na uczestników wydarzenia nr 1, 2, 3 itd. W ten sposób wiesz, jaką tematyką interesują się dani odbiorcy i możesz tak dobrać komunikaty do każdej z grup, by przekonywała ich do wzięcia udziału w kolejnym wydarzeniu.  W mailu liczy się kreatywne copy oraz call to action, które przekona odbiorców do odwiedzenia strony wydarzenia, a następnie do rejestracji. W przypadku eventu płatnego warto wysyłać w mailach kody rabatowe z krótkim okresem ważności. Kiedy odbiorca otrzymuje zniżkę, którą można wykorzystać jedynie przez 24 godziny, często od razu decyduje się na zakup. Z doświadczenia wiemy, że po wysłaniu mailingu z kodem rabatowym ilość sprzedanych biletów rośnie.

Krok 3 – organizacja

Email to świetny kanał do komunikacji zarówno z uczestnikami wydarzenia, jak i osobami występującymi, np. prelegentami. Obu grupom można przesyłać ważne informacje dotyczące eventu. Zmiana godzin rozpoczęcia, nowy punkt programu, nowy prelegent – wysłanie wiadomości o tym wszystkim ułatwi Ci sprawną organizację. W przypadku darmowych eventów zdarza się, że ludzie nie przybywają, mimo że się zapisali. Nie dopuść, by tak stało się na Twoim wydarzeniu. By tego uniknąć wyślij mailing przypominający o nadchodzącym wydarzeniu lub poproś w nim o potwierdzenie obecności.  

Krok 4 – komunikacja po evencie

Po zakończeniu eventu warto podtrzymywać komunikację z uczestnikami. Można stopniowo przesyłać im materiały z wystąpień, zdjęcia, etc. Pozwoli Ci to zbudować zaangażowaną społeczność, która nie zapomni o wydarzeniu i z chęcią weźmie udział w kolejnym. Ponadto email jest, a przynajmniej powinien być, dwukierunkowym kanałem komunikacji. Dlatego wykorzystaj go do przesłania ankiety, w której uczestnicy będą mogli wypowiedzieć się na temat organizacji wydarzenia. Pozwoli Ci to wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów w przyszłości.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o budowaniu zaangażowanej społeczności wokół cyklu eventów przy pomocy email marketingu, będzie to tematem jednej z prelekcji podczas odbywającej się 20-21 marca konferencji Mail My Day.

SZCZEGÓŁY: https://mailmyday.pl/?utm_source=MMD&utm_medium=partner&utm_content=g-event